Un forum ouvert : ceux qui font savent !

L’expertise du forum ouvert réside au sein même de l’organisation car chaque collaborateur possède une connaissance et des savoirs faire uniques, façonnée par ses erreurs, ses réussites, ses expériences. En réunissant ces experts à travers un forum ouvert, nous ne faisons pas que rassembler des idées; nous créons un véritable catalyseur d’innovation. La synergie générée par ces échanges dépasse de loin la somme des contributions individuelles et c’est ainsi que la magie du 1+1=3 opère à chaque fois.

Alors le Forum Ouvert c’est quoi ?

C’est bien plus qu’une simple méthode de réunion. Créée par Harrison Owen dans les années 1980, cette approche permet aux participants (de 5 à 2000 participants) d’aller de l’émergence de l’ordre du jour à la convergence d’un plan d’actions.

Quand Organiser un Forum Ouvert ?

La question n’est pas tant de savoir s’il y a un bon moment, mais plutôt de reconnaître les signes qui indiquent qu‘il est temps d’agir.

Est ce que vous observez l’un de ces indicateurs ?

• Explorer un sujet central : lorsqu’une problématique nécessite des perspectives variées et que vous avez besoin d’accéder à des solutions plus riches que celles proposées par un individu isolé. Le sociologue Peter Senge dans son livre, La Cinquième Discipline nous dit : « Les organisations qui apprennent sont celles qui réussissent à créer un environnement où l’intelligence collective peut s’exprimer. »
• Créer des liens authentiques: vous ressentez que l’énergie de votre organisation est basse, froide , tendue. Dans un cadre où l’authenticité et la liberté d’échange sont encouragées, les participants peuvent établir des connexions significatives. Brene Brown, conférencière spécialisée dans l’étude du courage, souligne que « la véritable connexion repose sur l’authenticité et la capacité à être vulnérable. »
• Partager des valeurs, une raison d’être et des idées : Vous êtes visionnaire et vous avez envie de voir grand, et vous avez conscience de la complexité de faire avancer le navire seul! Ce processus favorise l’ouverture d’esprit et la confrontation constructive des points de vue. Clayton Christensen, dans The Innovator’s Dilemma, explique que « l’innovation disruptive se produit lorsque les entreprises écoutent les voix des clients et des employés. »
• (Re)donner du sens :  Un forum ouvert est l’occasion de redynamiser un projet commun, d’insuffler une nouvelle énergie et de renforcer l’engagement. Daniel Pink, dans Drive, insiste sur l’importance de la motivation intrinsèque : « Les gens sont motivés par des raisons plus profondes que simplement leur rémunération. Ils veulent un sens dans leur travail. »

Le forum ouvert devient alors un moteur de mouvement, d’évolution et d’adaptation. Dans un monde en constante mutation, il ne suffit pas d’être fort ; il faut savoir anticiper et s’ajuster.

Ce que nous apprécions dans ce processus

• La construction de la question générative avec l’équipe commanditaire. Cela permet de donner une direction claire tout en restant flexible face aux idées émergentes.
• la logistique globale, soigneusement orchestrée, facilite la première mise en mouvement. Elle permet de découvrir les talents cachés dans la « «team organisation » de votre entreprise, souvent insoupçonnés.
• Le temps d’émergence des sujets … En laissant quelques instants de silence, un moment suspendu, nous offrons à chacun la liberté de s’exprimer sans pression.
• Voir le mur du grand journal se remplir de comptes rendus est une expérience enrichissante. C’est un reflet de la richesse de la collaboration humaine, un véritable témoignage du potentiel collectif.

Nos moments clés du Forum Ouvert

• La place du marché: Les participants définissent eux-mêmes les sujets de discussion autour d’un thème central.
• La loi des deux pieds: Quand la première ronde de discussion démarre et que les participants souriants peuvent choisir les ateliers qui les intéressent et se déplacer librement entre les sessions.
• Les Abeilles: participants qui pollinisent les idées d’ateliers en ateliers.
• Les papillons: participants qui s’intéressent à un sujet spécifique et restent à un même atelier ou qui préfèrent se reposer, bavarder dans « l’open café » favorisant ainsi des interactions informelles.
• L’étape de priorisation: Les participants prennent un temps pour converger vers ce qui serait le plus utile, souhaitable et réalisable pour leur organisation en mettant leur énergie et leur réflexions au service du projet commun, sans EGO.

Avec quoi on repart ?

À l’issue d’un forum ouvert, il y a toujours des sourires, une énergie chaleureuse , des élans de contribution.

• Des liens renforcés entre les membres de l’équipe: l’intelligence collective favorise l’émergence d’idées novatrices grâce à la diversité des perspectives et la spirale dynamique de la contribution.
• Engagement et responsabilisation: Les participants se sentent impliqués et responsables des résultats et du plan d’actions. L’engagement collaborateur est renouvelé.
• Une véritable synergie: le cadre informel crée un environnement créatif et propice à la collaboration.
• Une planification stratégique: des plans d’actions clairs et des priorités définies. Les actions à mener sont portées par des groupes de projets. Le processus est flexible et peut s’adapter à des situations urgentes et complexes.

Depuis 10 ans, nous avons pu faciliter plusieurs Forums ouverts et ainsi transformer les traditions managériales en encourageant une culture de collaboration et d’ouverture.

A chaque fois c’est une véritable expérience collective.

En tant que dirigeants, il est crucial de reconnaître et de valoriser cette intelligence collective.

C’est ainsi que nous pourrons naviguer efficacement dans un environnement en constante évolution et assurer la prospérité de nos organisations.